EDV-Buchhaltung: Betriebsprüfer darf Daten anfordern

(Val) Die Finanzbehörde kann durch eine spezielle Regelung in der Abgabenordnung im Rahmen einer Außenprüfung von Unternehmer oder Freiberufler verlangen, dass diese die mit Hilfe ihres Datenverarbeitungssystems erstellen Unterlagen nach Vorgaben des Betriebsprüfers maschinell auswerten. Alternativ müssen sie die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen den Finanzbeamten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung stellen. Der Umfang dieser gesetzlichen Vorlagepflicht richtet sich dabei prinzipiell danach, welche Anforderung der Prüfer stellt. Dabei gibt es drei verschiedene Optionen:

1. Einsicht in die gespeicherten Daten und in diesem Zusammenhang die Nutzung des Datenverarbeitungssystems des Selbstständigen zur Prüfung der Unterlagen.
2. Aufforderung, dass der Geprüfte oder eine von ihm beauftragte Person dem Betriebsprüfer die Daten nach Vorgaben der Finanzverwaltung maschinell auswertet.
3. Verlangen, dass dem Beamten die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellten werden. Diese Daten können durch die Außenprüfung auf eigenen Rechnern mit finanzamtseigenen Analyse- und Prüfprogrammen ausgewertet werden.

Ob und wie die Finanzbehörde im Rahmen ihrer Betriebsprüfung einen Selbstständigen auf der Grundlage seiner Mitwirkungspflichten in Anspruch nimmt, steht in ihrem Ermessen. Daher können die Beamten nach dem Urteil vom Finanzamt Nürnberg insbesondere auch verlangen, dass Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Denn nach der Abgabenordnung ist der Datenzugriff prinzipiell zulässig ist. (Az. 6 K 1286/08).

Betroffene Gesellschaften, Freiberufler oder Unternehmer sollten dies beachten. Sie haben ihre Daten so zu organisieren, dass bei einer Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Bestände keine geschützten Bereiche tangiert werden können. Das gilt etwa für die Mandanten- und Patientendaten von Anwälten und Ärzten. Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführungssysteme ist sogar ein effizientes internes Kontrollsystem vorgeschrieben, nach dem sensible Informationen gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu schützen und zu unterbinden sind. Heute verfügen nahezu alle im Einsatz befindlichen Buchführungssysteme über Möglichkeiten, den Zugriff auf die prüfungsrelevanten Bereiche zu beschränken.